Informativa generale sulla privacy di Brother Industries, Ltd. (per il servizio Web/software applicativo/software plug-in CanvasWorkspace)

Benvenuti in CanvasWorkspace. Questo servizio (“Servizio”) è fornito e concesso in licenza da Brother Industries, Ltd. (“Brother”, “noi”, “ci” o “a noi”). Siamo una società costituita in Giappone con sede legale all'indirizzo 15-1, Naeshiro-cho, Mizuho-ku, Nagoya 467-8561, Giappone.

La presente informativa sulla privacy descrive come raccogliamo e trattiamo le vostre informazioni personali, come utilizziamo e proteggiamo tali informazioni e i vostri diritti al riguardo.

La presente informativa sulla privacy si applica a tutte le informazioni personali su di voi che raccogliamo o trattiamo nell'ambito del Servizio. Per “informazioni personali” si intendono le informazioni globali o singole che potrebbero ragionevolmente consentire l'identificazione degli utenti.

Ricordiamo che svolgiamo la nostra attività a livello mondiale direttamente o tramite le nostre affiliate (“società del Gruppo Brother”) . Le società del Gruppo Brother dispongono di proprie informative sulla privacy, che si applicheranno qualora raccolgano o trattino informazioni personali riguardanti gli utenti.

La sede italiana di Brother International Europe, Ltd., società costituita e con sede in Regno Unito all'indirizzo Brother House, 1 Tame Street, Audenshaw, Manchester M34 5JE, Regno Unito (“BIE”), è il nostro rappresentante nell'Unione Europea.

1. Informazioni personali che utilizziamo

Raccoglieremo informazioni personali riguardanti gli utenti da varie fonti, comprese le informazioni che raccogliamo direttamente dagli utenti (ad es. se siete un cliente quando registrate i vostri prodotti Brother) e le informazioni riguardanti gli utenti che raccogliamo da altre fonti, incluse le fonti commercialmente disponibili, quali i database pubblici (ove consentito dalla legge).

Potremmo dover raccogliere determinate informazioni personali riguardanti gli utenti per legge o conseguentemente a eventuali rapporti commerciali in essere con gli utenti. Se non si forniscono dette informazioni, l'adempimento di tali obblighi potrebbe risultare impossibile o essere ritardato.

Le categorie di informazioni che potremmo raccogliere direttamente dagli utenti includono:

• a. dati personali (ad es. nome, data di nascita e professione);
• b. recapiti (ad es. numero di telefono, indirizzo e-mail, indirizzo postale o numero di cellulare);
• c. dati di pagamento e transazioni;
• d. se l'utente è un cliente, i numeri di serie dei prodotti Brother (che identificheranno l'utente una volta che avrà registrato il suo prodotto Brother presso di noi);
• e. indirizzi IP e MAC (durante l'accesso da parte dell'utente ai nostri siti Web e ad altri servizi online).

Comprendono le informazioni generate, quali profili, cronologia del nostro rapporto con l'utente, ecc.

2. Come e su che base utilizziamo le informazioni personali degli utenti

Utilizziamo le vostre informazioni personali per:

• a. assicurare che i nostri record siano sempre corretti e aggiornati;
• b. ottemperare gli obblighi legali cui siamo soggetti;
• c. controllare e preservare il controllo qualità;
• d. analizzare le nostre scorte, assicurare il corretto funzionamento della logistica e controllare le scorte;
• e. fornire all'utente servizio clienti, assistenza post-vendita e aggiornamenti software;
• f. spedire i prodotti all'utente;
• g. ritirare prodotti dal mercato;
• h. identificare e amministrare i Login-ID di accesso degli utenti;
• i. fornirvi il Servizio; e
• j. fornirvi altri servizi come descritto quando raccogliamo le vostre informazioni personali.

[Valido solo per coloro che hanno eseguito la registrazione come utenti statunitensi]
Se durante la registrazione l'utente ha selezionato gli Stati Uniti (U.S.A.) per “Paese di residenza”, invieremo il suo indirizzo e-mail alla nostra affiliata Brother International Corporation (“BIC”) prima di registrarlo nel nostro server. Ciò consente all'utente di utilizzare il Servizio e il Software, nonché di fornirgli informazioni importanti su altri prodotti e servizi Brother. L'utente potrà sempre rifiutare esplicitamente la ricezione di questi messaggi. Per ulteriori informazioni sul proprio indirizzo e-mail controllato da BIC, consultare l'informativa sulla privacy di BIC. ( https://www.brother-usa.com/privacy-policy ) Si ricorda che una volta che l'utente ha selezionato U.S.A. per “Paese di residenza” durante la registrazione, si riterrà che l'utente sia un cittadino statunitense residente nel territorio degli Stati Uniti.

Necessitiamo di una base giuridica per trattare le informazioni personali degli utenti. Nella maggior parte dei casi, la base giuridica sarà una delle seguenti:

• a. per adempiere i nostri obblighi contrattuali verso l'utente; Se l'utente è un cliente, i nostri obblighi contrattuali nei suoi confronti comprendono spedizione dei prodotti, prestazione del servizio clienti, assistenza post-vendita, aggiornamenti software e ritiro di prodotti dal mercato, se necessario.
• b. per ottemperare i nostri obblighi legali verso l'utente, ad esempio obblighi di salute e sicurezza durante la permanenza dell'utente presso i nostri locali, o verso terzi (ad es. le autorità fiscali); e
• c. soddisfare i nostri legittimi interessi, ad esempio, gestire controllo qualità e logistica, eseguire analisi per sviluppare prodotti e ricerche di mercato, verificare le disponibilità a magazzino, fare sì che i nostri registri siano aggiornati e accurati.

3. I diritti degli utenti relativamente alle loro informazioni personali

Gli utenti godono di determinati diritti relativamente alle loro informazioni personali, nel rispetto delle leggi locali. Essi includono i seguenti diritti a:

• accedere alle loro informazioni personali;
• rettificare le loro informazioni personali in nostro possesso;
• cancellare le loro informazioni personali;
• limitare l'uso delle loro informazioni personali;
• opporsi all'uso da parte nostra delle loro informazioni personali;
• ricevere le loro informazioni personali in formato elettronico utilizzabile e trasmetterle a terzi (diritto alla portabilità dei dati); e
• presentare un reclamo alla loro autorità locale di protezione dei dati.

Invitiamo gli utenti a contattarci per aggiornare o correggere le loro informazioni se le loro informazioni personali in nostro possesso cambiano o non sono corrette.

Si ricorda che probabilmente avremo bisogno di ricevere informazioni aggiuntive dagli utenti al fine di dare seguito alle loro richieste.

Per discutere o esercitare tali diritti, contattarci ai recapiti indicati di seguito.

4. Condivisione delle informazioni

Potremmo condividere le informazioni personali degli utenti con terzi nei seguenti casi:

• Provider di servizi cloud. Collaboriamo con provider di servizi cloud, quali Microsoft e Amazon, per archiviare le informazioni personali degli utenti nel cloud.
• Provider di servizi aziendali. Ci avvaliamo di provider di servizi aziendali per inviare newsletter ed e-mail di marketing e di assistenza, fornire servizi di messaggistica e di analisi dei dati, nonché elaborare pagamenti sicuri ed eseguire gli ordini.
• Le società del Gruppo Brother sono di proprietà di Brother Industries, Ltd., per cui lavoriamo in stretta collaborazione con altre aziende e società facenti parte del Gruppo Brother. Potremmo condividere determinate informazioni riguardanti la cronologia d'uso dei numeri di serie, di acquisto e di navigazione dei clienti, nonché le domande o i dubbi dei clienti con Brother Industries, Ltd e le altre società del Gruppo Brother per finalità di marketing, relazioni interne e rispondere alle domande o ai dubbi dei clienti.
• Organismi preposti all'applicazione della legge, tribunali, regolamentatori, enti governativi. Potremmo condividere le informazioni personali degli utenti con queste parti qualora riteniamo che sia necessario per ottemperare a obblighi legali o normativi, o altrimenti per tutelare i nostri diritti o i diritti di terzi.
• Acquirenti di attività. Potremmo condividere le informazioni personali degli utenti con terzi che acquistano o a cui cediamo tutte o una parte sostanziale delle nostre attività. Nel caso si verifichi una vendita o cessione di questo tipo, ci adopereremo per tentare di assicurare che l'entità a cui cediamo le informazioni personali degli utenti le utilizzino in maniera coerente alla presente Informativa sulla privacy.

5. Protezione e archiviazione delle informazioni

Implementiamo misure tecniche e organizzative volte ad assicurare un livello di protezione adeguato al rischio delle informazioni personali che trattiamo. Tali misure mirano ad assicurare la preservazione dell'integrità e della riservatezza delle informazioni personali. Valutiamo tali misure a intervalli regolari per assicurare la sicurezza del trattamento.

Conserveremo le informazioni personali degli utenti per l'intera durata del nostro rapporto con loro. Per decidere il periodo di conservazione dei dati personali degli utenti successivamente al termine del nostro rapporto con loro teniamo in considerazione i nostri obblighi legali e le aspettative dei regolamentatori. Potremmo conservare i record per svolgere indagini o difendere potenziali azioni legali.

Conserveremo le informazioni personali degli utenti conformemente ai nostri criteri di conservazione dei dati che definisce i periodi di conservazione dei dati richiesti o ammessi dalla legge applicabile.

6. Trasferimenti internazionali dei dati

Si ricorda che Brother Industries Ltd. ha sede in Giappone e pertanto le vostre informazioni personali saranno inviate, archiviate e trattate in Giappone, che attualmente si considera in grado di assicurare un adeguato livello di protezione delle informazioni personali ai sensi della legislazione dell'Unione Europea in materia di protezione dei dati. Inoltre, potremmo collaborare con provider di servizi terzi durante l'archiviazione o il trattamento delle informazioni personali degli utenti. Ad esempio, le informazioni personali degli utenti potrebbero essere archiviate nel cloud dai nostri provider di servizi cloud, i quali potrebbero conservarle in sedi al di fuori dello Spazio Economico Europeo che non offrono un livello adeguato di protezione.

Abbiamo adottato apposite misure di salvaguardia (quali impegni contrattuali) ai sensi dei requisiti legali applicabili per assicurare che i dati degli utenti siano adeguatamente protetti. Per ulteriori informazioni sulle apposite misure di salvaguardia adottate, contattarci ai recapiti indicati di seguito.

7. Contatti

Brother Industries, Ltd. è il titolare del trattamento responsabile delle informazioni personali che raccogliamo e trattiamo.

Per domande o dubbi riguardanti il modo in cui le informazioni personali degli utenti sono state utilizzate, contattarci all'indirizzo e-mail indicato di seguito. Ricordiamo che, a seconda della natura della richiesta dell'utente, potremmo dover verificare la sua identità prima di elaborarla.

data.protection@brother.co.jp

8. Modifiche all'informativa

L'utente potrà richiederci una copia digitale della presente informativa sulla privacy utilizzando i dati di contatto precedentemente indicati.

Alla presente informativa sulla privacy potranno essere apportate variazioni e modifiche senza il vostro preventivo consenso nei casi in cui:

A) le variazioni o le modifiche siano nel nostro generale interesse, o

B) le variazioni o le modifiche siano razionali e ragionevoli e non entrino in conflitto con la finalità della presente informativa sulla privacy.

Fermo restando quanto sopra, in linea di principio, i contenuti delle variazioni o delle modifiche saranno pubblicati sul sito Web di Brother o con altri metodi idonei e saranno comunicati prima della data di entrata in vigore delle variazioni o delle modifiche, ed entreranno in vigore dalla data specificata separatamente nella comunicazione.