Algemeen privacybeleid van Brother Industries, Ltd. (ten behoeve van web-/toepassingsservice ScanNCut CanvasWorkspace)

Laatste aanpassing: 30 augustus 2018

Deze privacyverklaring beschrijft hoe Brother Industries, Ltd., een in Japan opgericht bedrijf dat is gevestigd op het adres 15-1, Naeshiro-cho, Mizuho-ku, Nagoya 467-8561, Japan ('we', 'wij’, 'ons'), persoonsgebonden informatie over u verzamelt en verwerkt, hoe we deze informatie gebruiken en beschermen en wat uw rechten zijn met betrekking tot deze informatie.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgebonden informatie over u die we verzamelen of verwerken. Persoonsgebonden informatie is informatie of een combinatie van stukjes informatie waarmee het redelijkerwijs mogelijk is u te identificeren.

Houd er rekening mee dat we wereldwijd actief zijn, rechtstreeks of via onze dochterondernemingen ('Brother Group-bedrijven'). De Brother Group-bedrijven hanteren hun eigen privacyverklaring; wanneer zij uw persoonsgebonden informatie verzamelen en verwerken, is hun eigen respectieve privacyverklaring van toepassing.

Brother International Europe, Ltd., een in het Verenigd Koninkrijk opgericht bedrijf dat is gevestigd op het adres Brother House, 1 Tame Street, Audenshaw, Manchester M34 5JE, VK ('BIE'), is onze vertegenwoordiger in de Europese Unie.


1. De persoonsgebonden informatie die we gebruiken

We verzamelen persoonsgebonden informatie over u vanuit diverse bronnen, waaronder informatie die we rechtstreeks via u verzamelen (bij de registratie van uw Brother-producten als u een klant bent bijvoorbeeld of bij contact met ons en/of levering van diensten aan ons als u een zakenpartner bent) en informatie die we over u verzamelen via andere bronnen, waaronder in de handel verkrijgbare, zoals openbare databanken (indien dat wettelijk is toegestaan).

We kunnen wettelijk verplicht zijn, bepaalde persoonsgebonden informatie over u te verzamelen of dit kan een uitvloeisel zijn van de contractuele relatie die we met u zijn aangegaan. Wanneer u deze informatie niet verschaft, kan dit ertoe leiden dat we de contractuele verplichtingen niet of slechts met vertraging kunnen nakomen.

1.1 Informatie die we rechtstreeks via u verzamelen

We kunnen onder andere de onderstaande categorieën informatie rechtstreeks via u verzamelen:

  • a. persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, geboortedatum, functie);
  • b. contactgegevens (bijvoorbeeld telefoonnummer, e-mailadres, postadres of mobiel nummer);
  • c. betalingsgegevens en transacties;
  • d. indien u klant bent: serienummers van Brother-producten (hiermee kunt u worden geïdentificeerd wanneer u uw Brother-product bij ons hebt geregistreerd);
  • e. IP- en MAC-adressen (bij bezoek aan onze websites en andere online services).
1.2 Informatie die we via andere bronnen verzamelen

Hieronder vindt u voorbeelden van de categorieën informatie die we kunnen verzamelen via andere bronnen:

  • a. persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, geboortedatum, functie, kredietinformatie);
  • b. contactgegevens (bijvoorbeeld telefoonnummer, e-mailadres, postadres of mobiel nummer);
1.3 Andere informatie over u die we gebruiken

Hieronder valt gegenereerde informatie zoals een profiel en een overzicht van onze klantrelatie met u.

2. De manier waarop we uw persoonsgebonden informatie gebruiken en de grondslag ervoor

Als u een klant bent, gebruiken we uw persoonsgebonden informatie voor het volgende:

  • a. onze administratie op orde en actueel houden;
  • b. voldoen aan op ons rustende wettelijke verplichtingen;
  • c. de kwaliteit controleren en handhaven;
  • d. de voorraad analyseren, controleren of de logistiek goed functioneert en de voorraad controleren;
  • e. klantenservice, ondersteuning na verkoop en software-updates verzorgen;
  • f. producten naar u verzenden;
  • g. producten terugroepen;
  • h. uw aanmeld-ID's verifiëren en vastleggen.

[Alleen van toepassing voor degenen die zich hebben geregistreerd als gebruikers in de VS]
Als u bij de registratie de Verenigde Staten (VS) hebt gekozen als "Land van woonplaats", zenden we uw e-mailadres naar onze dochteronderneming Brother International Corporation ("BIC"), voordat dit wordt opgeslagen op onze server. Dit dient om het u mogelijk te maken de Dienst en de Software te gebruiken en u belangrijke informatie te geven over andere Brother-producten en -diensten. U krijgt altijd gelegenheid om aan te geven dat u deze berichten niet wilt ontvangen. Als u uitgebreider wilt weten hoe uw e-mailadres wordt beheerd door BIC, lees dan het privacybeleid van BIC. (https://www.brother-usa.com/disclaimer.aspx) Houd er rekening mee dat wanneer u bij de registratie de VS hebt gekozen als "Land van woonplaats", u zult worden beschouwd als een ingezetene van de VS die op het grondgebied van de VS verblijft.

Als u een zakenpartner bent, gebruiken we uw persoonsgebonden informatie voor het volgende:

  • a. een antecedentenonderzoek uitvoeren alvorens met u een zakelijk partnerschap aan te gaan;
  • b. contact met u opnemen voor vragen en andere informatie over uw dienstverlening;
  • c. onze administratie op orde en actueel houden wanneer u, uw medewerkers of contractanten werkzaam zijn op onze locaties;
  • d. facturen betalen;
  • e. voldoen aan op ons rustende wettelijke verplichtingen.

Er moet sprake zijn van een rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgebonden informatie. In de meeste gevallen zal een van de onderstaande rechtsgrondslagen gelden:

  • a. onze contractuele verplichtingen jegens u nakomen. Als u een klant bent, vallen de verzending van producten, de verzorging van klantenservice, ondersteuning na verkoop en software-updates en zo nodig het terugroepen van producten onder onze contractuele verplichtingen jegens u. Als u een zakenpartner bent, vallen een correcte betaling van facturen en zo nodig de toegang tot onze bedrijfsterreinen onder onze contractuele verplichtingen jegens u.
  • b. voldoen aan onze wettelijke verplichtingen jegens u, verplichtingen op het gebied van arbeidsomstandigheden bijvoorbeeld bij verblijf op onze bedrijfsterreinen, of jegens derden (belastingautoriteiten bijvoorbeeld).
  • c. onze rechtmatige belangen waarborgen. Als u een klant bent, bestaan onze rechtmatige belangen bijvoorbeeld uit de instandhouding van kwaliteitscontrole en logistiek, de uitvoering van analyses ten behoeve van productontwikkeling en marktonderzoek, de controle van voorraden en het voeren van een accurate en actuele administratie. Als u een zakenpartner bent, bestaat ons rechtmatige belang bijvoorbeeld uit het waarborgen van een dienstverlening die passend is bij onze behoeften, van een goed functionerende dienstverlening binnen onze systemen, van een adequate doorgeleiding van klachten of problemen en van het voeren van een accurate en actuele administratie.

3. Uw rechten ten aanzien van uw persoonsgebonden informatie

U hebt bepaalde rechten ten aanzien van uw persoonsgebonden informatie, conform de lokale wetgeving. Hiertoe behoren het recht op:

  • toegang tot uw persoonsgebonden informatie;
  • rectificatie van de informatie over u waarover we beschikken;
  • verwijdering van uw persoonsgebonden informatie;
  • beperking van ons gebruik van uw persoonsgebonden informatie;
  • bezwaar tegen ons gebruik van uw persoonsgebonden informatie;
  • ontvangst van uw persoonsgebonden informatie in een bruikbaar, elektronisch formaat en verzending naar derden (recht op gegevensportabiliteit);
  • indiening van een klacht bij uw lokale autoriteit voor gegevensbescherming.

We raden u aan contact met ons op te nemen om uw informatie bij te werken of te corrigeren als deze informatie is veranderd of als de persoonsgebonden informatie over u waarover we beschikken, onjuist is.

Houd er rekening mee dat we waarschijnlijk aanvullende informatie van u nodig hebben om te kunnen voldoen aan uw verzoek.

Als u uw rechten wilt bespreken of deze rechten wilt uitoefenen, neemt u contact met ons op via het onderstaande kanaal.

4. Geautomatiseerde beslissingen over u

We kunnen in de onderstaande situaties ook geautomatiseerde beslissingen over u nemen op basis van uw persoonsgebonden informatie:
als u een klant bent, kunnen we aanbiedingen op maat, kortingen of aanbevelingen voor u selecteren en naar u verzenden op basis van uw vorige aankopen, browsegeschiedenis en/of gebruik van Brother-producten.
Conform de lokale wettelijke voorschriften en beperkingen kunt u contact met ons opnemen om bezwaar te maken tegen ons gebruik van geautomatiseerde beslissingen.

Wanneer we bij onze dienstverlening overgaan tot geautomatiseerde beslissingen op basis van uit uw persoonsgebonden informatie gedestilleerde profielen, zullen we u separaat informatie verstrekken over de logica erachter en over eventuele effecten van de geautomatiseerde beslissingen en zullen we uw toestemming vragen.

5. Uitwisseling van informatie

We kunnen in de onderstaande situaties uw persoonsgebonden informatie delen met derden:

  • aanbieders van clouddiensten. We werken samen met aanbieders van clouddiensten zoals Microsoft en Amazon voor de opslag van uw persoonsgebonden informatie in de cloud.
  • zakelijke dienstverleners. We werken met zakelijke dienstverleners voor de verzending van nieuwsbrieven en marketing-e-mails, e-mail van de ondersteuningsdienst en berichtenservices, voor de levering van gegevensanalyseservices, voor de veilige verwerking van betalingen en voor de uitvoering van bestellingen.
  • De Brother Group-bedrijven zijn eigendom van Brother Industries, Ltd en dus werken we nauw samen met andere bedrijven en ondernemingen die behoren tot de Brother Group-familie. We kunnen bepaalde informatie delen over serienummergebruik, koopgedrag en browsegeschiedenis van klanten en over klantvragen aan of -problemen met Brother Industries, Ltd en andere Brother Group-bedrijven ten behoeve van marketingdoeleinden, interne rapportages en de reactie op klantvragen of -problemen.
  • Rechtshandhavingsinstanties, rechtbanken, toezichthouders, overheidsorganen. We kunnen uw persoonsgebonden informatie delen met deze partijen als we ervan overtuigd zijn dat dit noodzakelijk is om te voldoen aan een verplichting onder de wet- of regelgeving of om onze rechten of de rechten van derden te beschermen.
  • Kopers van activa. We kunnen uw persoonsgebonden informatie delen met een externe partij aan wie we alle of een substantieel deel van onze activa en bedrijvigheid verkopen of overdragen. Ingeval een dergelijke verkoop of overdracht plaatsvindt, zullen we redelijke inspanningen leveren om te proberen te garanderen dat de entiteit aan wie we uw persoonsgebonden informatie overdragen, deze informatie gebruikt op een manier die consistent is met deze Privacyverklaring.

6. Informatiebeveiliging en -opslag

We implementeren technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te kunnen garanderen dat past bij de risico's voor de persoonsgebonden informatie die we verwerken. Deze maatregelen zijn gericht op continuïteit van de integriteit en vertrouwelijkheid van de persoonsgebonden informatie. We evalueren deze maatregelen regelmatig om de beveiliging van de verwerking te controleren.

We bewaren uw persoonsgebonden informatie zolang de relatie met u duurt. Bij de beslissing over de bewaartermijn van uw persoonsgebonden informatie na beëindiging van onze relatie houden we rekening met onze wettelijke verplichtingen en de verwachtingen van de toezichthouders. We kunnen dossiers ook bewaren om potentiële rechtsvorderingen te onderzoeken of ertegen verweer te voeren.

We bewaren uw persoonsgebonden informatie in overeenstemming met ons dataretentiebeleid waarin de wettelijk vereiste of toegestane dataretentietermijnen zijn vastgelegd.

7. Internationale gegevensoverdracht

Houd er rekening mee dat Brother Industries Ltd. is gevestigd in Japan en dat derhalve uw persoonsgebonden informatie zal worden verzonden naar Japan voor opslag en verwerking; de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming beschouwt dit niet als een passend beschermingsniveau voor persoonsgebonden informatie. Bovendien kunnen we samenwerken met externe dienstverleners voor de opslag en verwerking van uw persoonsgebonden informatie; uw persoonsgebonden informatie kan bijvoorbeeld door onze clouddienstleveranciers worden opgeslagen in de cloud en dan is het mogelijk dat uw persoonsgebonden informatie wordt bewaard op locaties buiten de Europese Economische Ruimte waaraan geen passend beschermingsniveau is gekoppeld.

We hebben passende waarborgen ingebouwd (zoals contractuele toezeggingen) in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke vereisten, zodat uw gegevens naar behoren zijn beschermd. Neem contact met ons op via het onderstaande kanaal voor meer informatie over de passende waarborgen.

8. Contact opnemen met ons

Brother Industries, Ltd. is de beheerder die verantwoordelijk is voor de persoonsgebonden informatie die we verzamelen en verwerken.

Neem contact met ons op via het onderstaande e-mailadres als u vragen hebt of zich zorgen maakt over de manier waarop uw persoonsgebonden informatie is gebruikt. Houd er rekening mee dat we, afhankelijk van de aard van uw verzoek of navraag, mogelijk eerst uw identiteit moeten vaststellen voordat we uw verzoek of navraag in behandeling kunnen nemen.

data.protection@brother.co.jp

9. Wijziging van de verklaring

U kunt een digitaal exemplaar van deze privacyverklaring opvragen via het bovenstaande kanaal. We kunnen deze privacyverklaring regelmatig wijzigen of bijwerken. U kunt aan de opgenomen herzieningsdatum zien wanneer de privacyverklaring het laatst is bijgewerkt. Wijzigingen in en aanvullingen op deze privacyverklaring zijn van kracht vanaf de datum waarop ze zijn geplaatst. Bekijk deze privacyverklaring regelmatig om te controleren of we wijzigingen hebben aangebracht in de manier waarop we uw persoonsgebonden informatie gebruiken.